En ocasiones, personas ajenas a nuestra propiedad solicitan revisar y consultar los ficheros y actas de nuestra comunidad de vecinos. Desde AfinMar, administradores de fincas en Sevilla, os aclaramos qué personas o entidades pueden consultar dicha documentación.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) establece con claridad las situaciones en las que la Comunidad de Vecinos puede facilitar información privada del libro de actas y demás documentación. En multitud de ocasiones, nuestra empresa de administradores de fincas en Sevilla ha recibido consultas sobre este tema.

A continuación os aclaramos cualquier duda al respecto para que no tengas que acudir a la AEPD.

Por petición judicial

Cuando la policía judicial solicite información sobre propietarios y/o arrendatarios, el administrador o presidente de la comunidad debe actuar cumpliendo con lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de carácter Personal (LOPD), pero a la par colaborar con las Fuerzas de Seguridad del Estado. Para ello, la policía debe ser portadora de un mandato judicial donde requieran los datos, en este caso, no hará falta ningún otro requisito.

Si no existe tal orden o requerimiento del Ministerio de Justicia, es necesario que la solicitud se haga mediante oficio. Lo que significa que debe acreditarse que la obtención de los datos es necesaria para la prevención de un peligro grave para la seguridad pública o para evitar infracciones penales. Dicha petición debe venir acompañada con la motivación que acredite lo dicho con anterioridad.

Entidades bancarias

Sobre este tema, la Agencia Española de Protección de Datos entiende que la solicitud del Libro de Actas de una Comunidad de Vecinos por parte de una entidad bancaria es innecesaria. Cualquier dato que necesite el banco para la apertura de una cuenta corriente o para el cambio anual de firmas de los nuevos cargos de la comunidad, bien se puede realizar con la certificación expedida por el administrador u otro documento de apoderamiento legal.

De esta forma, evitamos que una entidad ajena a la propiedad de vecinos pueda consultar el Libro de Actas donde aparecen que contiene datos de carácter personal del resto de propietarios de la finca. Así cumpliremos con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal y su Reglamento de Desarrollo aprobado por el Real Decreto 1720/2007 de 21 de diciembre.

Propietarios

Si eres propietario dentro de una comunidad de vecinos y deseas consultar las cuentas y facturas, debes saber que esta información debe ser totalmente transparente para todos los propietarios. Las Comunidades de Vecinos deben ser transparentes en su gestión, es por ello que la Ley de Propiedad Horizontal avala que cualquier propietario solicite al administrador (o encargado de las cuentas) dicha documentación.

Según esta ley, ni el presidente de la comunidad, ni el secretario, ni el administrador pueden negarse a facilitar cualquier documentación que se pida sobre la propiedad.

Si tienes problemas en tu comunidad con asuntos de documentación y privacidad, no dudes en consultar nuestra opinión experta. En AfinMar, administradores de fincas en Sevilla, estamos para ayudarte.